公關書信的特點與要求

公關書信的特點與要求
公關書信除了有公函處理公務和一般書信超越時空、溝通信息的特點以外，其區別于其他信函的主要特點是：
（１）商務性。商務書信是在商務活動中用來傳遞信息、洽談生意、磋商和解決經濟問題的重要工具，從內容到形式都具有極強的商務性質和濃厚的經濟色彩。
（２）憑證性。商務書信對于受信方來講，既可作為資料存檔備查，又可作為憑據使各經濟主體建立良好的信譽，從而保障經濟活動的正常進行。在發生經濟糾紛時，它還具有重要的法律意義。
（３）求實審慎性。商務書信的目的在于傳達意見，洽商如何拓展業務，求得對方的準確理解與合作。所以，這類書信在內容上要求簡明實在，條理清楚，語言準確，排除歧義。例如：
× × × 公司經理先生惠鑒：
      日前接奉貴公司第１６ 號來函，附來定貨單及匯票各一紙，承蒙惠顧，感銘良深。各貨已經辦妥，即將付運。惟敝公司會計部核計貨款所附匯票短缺貨款達人民幣肆仟貳佰元，續查貴方上次匯款，亦尚欠人民幣叁仟元，故通知本次訂貨暫停付運。謹特飛函奉告，請將前后貨款結付，以清手續，各貨自當即日起運不誤。
      祝
財安
                                                                                                                                                                                            × × 公司業務部主任× × × 敬上
                                                                                                                                                                                                     200× 年× 月× 日
　　此信不僅內容求實、審慎，且語言委婉，容易為人所接受。商務書信的寫作要求有四：開門見山，語言明確；以誠相待、平等對話；內容完整，注意表達；遣詞委婉，禮貌有加。