書信的十點(diǎn)原則

1.這封信是不是有必要寫？除非它是達(dá)成目標(biāo)的最佳方式，否則不要輕易送出一封信。信函的第一段應(yīng)該“鉤起”。閱信人的注意力。你做到了沒有？
2.你的信息是否力求清晰易懂，簡短扼要？許多職業(yè)作家都愛將“話多不甜”掛在口上。如果你的信超過一頁篇幅，可能就太長了。
3.確定你沒有拼錯(cuò)或叫錯(cuò)收信人的姓名和職銜。當(dāng)你應(yīng)該提到某人的業(yè)務(wù)頭銜或特殊職稱（例如對(duì)律師的稱謂Esq.[士紳]和對(duì)會(huì)計(jì)師的稱謂C.P.A[執(zhí)業(yè)會(huì)計(jì)師])時(shí)，要使用正確的格式。你這封信是要寄給一位律師，信封上的名銜就要寫成Steven H.Shenando,Esq.，而不是Mr.Steven H.Shenando,Esq.。如果你搞不清楚正確的格式，不妨打電話到這位律師的事務(wù)所，請(qǐng)他的秘書為你解惑。如果你已有許久未與某人聯(lián)系，他的頭銜可能有所變更，就更要問清楚。
4.信中"空白"留得夠不夠？當(dāng)一封信寫得密密麻麻，顯得十分擁擠，缺乏空隙，閱信人或許會(huì)懶得去讀，或讀得不夠用心。
5.信箋的選擇應(yīng)該與信息相輔相成。如果你想傳達(dá)的是一則嚴(yán)肅的信息，信箋和信封就不該投射出嘻笑玩鬧的形象。請(qǐng)千萬別選用花紋%圓點(diǎn)或狂野奔放的色彩，不尋常的圖形或印制的花樣必須與書信意旨相關(guān)。
6.書信經(jīng)過真人親筆簽名嗎？一封信若署名為，文學(xué)委員會(huì)。或，顧問委員會(huì)。，則絲毫不具分量。署名的意義就是發(fā)信人表示對(duì)信件內(nèi)容負(fù)責(zé)，不但要簽上本名，姓氏也不該忽略，讓收信人一目了然，在回信時(shí)確知應(yīng)與何人聯(lián)系"
7.如果你的信必須用上第二張信紙，而第二張內(nèi)容只有信函的署名，請(qǐng)務(wù)必將第二頁棄置不用，重新編輯原文，讓第一頁能夠納入署名，或者將原文內(nèi)容延長增添，令最后一頁的內(nèi)容充實(shí)飽滿，別只包含了“祝好”或“某某人敬上”。
8.檢查句法和標(biāo)點(diǎn)。逗點(diǎn)是否適當(dāng)？如果你問了一個(gè)問題，有沒有忘了使用問號(hào)？思路是否清晰，段落是否分明？案牘手冊(cè)須具現(xiàn)代風(fēng)格，并應(yīng)勤加查閱"
9.再度檢核事實(shí)和數(shù)據(jù)，確保真實(shí)無誤。
10.如果信中提及附加其他資料或檔案，附件應(yīng)齊備。