電子通訊要審慎

除非你的電子信息（如傳真、電子郵件）經(jīng)過加密處理,收信人可能是并非惟一讀到這份訊息的人。因此,以此方式傳遞敏感性資訊時必須躊躇再三,以審慎為上策。你應(yīng)加以取舍其中許多注意要項,一方面顧及禮法,另一方面亦向?qū)Ψ秸宫F(xiàn)你對正當(dāng)程序的掌握。近來出現(xiàn)了一個新名詞"網(wǎng)絡(luò)禮儀",就是指互聯(lián)網(wǎng)電子通訊的相關(guān)禮儀,明示我們企業(yè)界人士利用尖端通訊科技傳遞信息之際,尤應(yīng)留意其中亦有正確與錯誤的作業(yè)格式。讀者請檢閱下述清單,依切身需要善加運用。
基本要項
1.信息中應(yīng)辨明收信人與自己的身分，以利彼此聯(lián)系。除了傳真號碼外，你還應(yīng)提供電話號碼或地址，或二者兼具。
約翰準(zhǔn)備傳真給一名供應(yīng)商時,不慎把傳真號碼按錯了,竟傳到一名毫不相干的會計師辦公室。會計師的秘書收到這份文件,即使想通知約翰也一籌莫展,因為約翰的文件上并未提供充分的通訊資訊。她當(dāng)然無法與約翰的供應(yīng)商聯(lián)系,因為不知道對方的傳真號碼，這也是文件誤傳到會計師事務(wù)所的
首因。
2.撰寫電子信件就仿佛你在和對方面對面談話一般，如果你寫得過分晦澀。或文句過于簡略。對方可能會產(chǎn)生錯誤的印象，馬丁十萬火急地向外市行銷中心倉儲經(jīng)理催件，卻未如預(yù)
期地得到對方快速的回應(yīng)。這位經(jīng)理向來精明干練，效率十足，令馬丁納悶不已。一周后，馬丁所催文件終于到達，但卻是經(jīng)由郵遞寄出。
到底馬丁在發(fā)給那名經(jīng)理的電訊里寫了什么？
“需月中產(chǎn)品存貨清單報告，機密傳遞為上，盡速。”
“盡速”意旨可能含糊不清，是不是應(yīng)該更精確點，如注明時限？至于“機密傳遞”的指示也可能有多種詮釋，倉儲經(jīng)理并沒有電子加密編碼設(shè)置，因此他選擇交托郵局傳遞信息，他確實顧及了機密性，但是卻延遲了許多時間。
3.仔細檢查拼法、文法和信息的一般外觀，縱然你使用的是現(xiàn)代科技。切不可因此疏忽了傳統(tǒng)規(guī)格和禮法，
4.字型過小可能會傳達不清。提醒對方若碰到信息模糊的狀況盡速與你聯(lián)絡(luò)，如有任何疑慮。不妨使用快遞服務(wù)或限時郵件來傳遞該項資料，無論如何。你為對方設(shè)想和防患未然的態(tài)度定能贏得對方的欣賞與感謝。
5.在信息上方應(yīng)先注明文件主題。讓對方一眼就能預(yù)知端倪。即使事情繁多。也可將事件排定優(yōu)先處理程序，公司商號倘若生意鼎盛。事務(wù)繁忙。通訊可能無法得到即時處理，如果每項信息都標(biāo)明第一優(yōu)先。碰到真正緊急時刻也就缺乏沖擊力了。

電子通訊禁忌
1.別以為你收到的任何要求都貨真價實。如有疑慮，務(wù)必詳查！
2.別冒犯任何人，你聽到一則粗鄙的笑話，即使當(dāng)時贏得你莞爾一笑，別忙不迭地通過電子郵件和你所有的同業(yè)或同事分享。在業(yè)界尚有助理及秘書負責(zé)收件，你的電訊可能在無意中觸犯了他人。
3.別以為大寫格式打出所有的電子信息，網(wǎng)友之間謔稱此為"號叫"，閱讀起來相當(dāng)吃力，常會惹惱讀信人。
4.別忘了電子郵件已行之有年，舉例來說，“先此致謝”是TIA，“順便一提”是BTW。如果你是位生手，認不清通行的十幾二十個縮寫，別居然控訴那些使用它們的人傲慢無禮。
5.傳真信息篇幅過長時，別忘了加上頁碼。如此一來，收件人按頁裁釘時易于辨明紙張順序，以便閱讀及存檔。