怎樣寫好邀請(qǐng)函

邀請(qǐng)函是公務(wù)禮儀書信的一種。在個(gè)人社會(huì)交往中, 一般叫請(qǐng)柬或請(qǐng)?zhí)Ｑ?qǐng)函的篇幅不長(zhǎng), 寫法相對(duì)簡(jiǎn)單一些。
什么是邀請(qǐng)函?
因公務(wù)發(fā)出邀請(qǐng)的函件, 就是邀請(qǐng)函。它是為鄭重邀請(qǐng)有關(guān)人員參加重大會(huì)議、重要儀典及紀(jì)念性活動(dòng)而發(fā)出的書面通知。又稱邀請(qǐng)書、邀請(qǐng)信。
邀請(qǐng)函是一種禮儀性函件。屬于公務(wù)文書中“函”的一種, 用函的形式正式告知邀請(qǐng)對(duì)象參加有關(guān)活動(dòng)事宜。
邀請(qǐng)函使用的情形大致有:
邀請(qǐng)參加會(huì)議及儀典, 如一些紀(jì)念性慶祝大會(huì)、典禮、儀式等。
邀請(qǐng)參加大型文體活動(dòng), 如運(yùn)動(dòng)會(huì)、文藝晚會(huì)、聯(lián)歡會(huì)等。
邀請(qǐng)參加各類學(xué)術(shù)性、專業(yè)性會(huì)議, 如學(xué)術(shù)研討會(huì)、座談會(huì)、論證會(huì)、鑒定會(huì)等。
邀請(qǐng)參加商務(wù)性、業(yè)務(wù)性會(huì)議, 如商務(wù)洽談會(huì)、產(chǎn)品展銷會(huì)、訂貨會(huì)、展覽會(huì)等。
邀請(qǐng)參加各類社交性活動(dòng), 如宴會(huì)、酒會(huì)、茶話會(huì)等。
邀請(qǐng)函通常用來邀請(qǐng)上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)、兄弟單位及外來嘉賓。本單位則用通知的形式行文。
禮遇較高的邀請(qǐng), 則用印制精美的標(biāo)準(zhǔn)請(qǐng)柬, 以示禮貌和莊重。單位系統(tǒng)內(nèi)部有時(shí)為了表示尊重, 也可以自行印制較為簡(jiǎn)單的請(qǐng)柬。
怎樣寫邀請(qǐng)函?
邀請(qǐng)函的結(jié)構(gòu)寫法類似公函。包括標(biāo)題、稱謂、正文、敬語及落款幾個(gè)部分。
標(biāo)題。一般只寫“ 邀請(qǐng)函”, 字號(hào)比通常標(biāo)題要略大一些。有時(shí)也可以加“事由”, 如“關(guān)于參加中華民族凝聚力研討會(huì)的邀請(qǐng)函”。
稱謂。是對(duì)邀請(qǐng)對(duì)象的稱呼, 寫明對(duì)方姓名、職務(wù)、職稱、學(xué)銜。也可以用“ 同志”、“先生”、“女士”、“小姐”稱呼。有時(shí)還可以加上“ 尊敬的”之類定語。
正文。邀請(qǐng)函的主體, 寫明邀請(qǐng)的主要內(nèi)容,包括參加或活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)及簡(jiǎn)單提示。有較為詳細(xì)出席說明的, 通常要另紙說明, 避免邀請(qǐng)函寫得過長(zhǎng)。
敬語。末尾用“敬請(qǐng)光臨”、“敬請(qǐng)光臨指導(dǎo)”、“請(qǐng)屆時(shí)出席” 之類的敬語。有些邀請(qǐng)函可以用“此致敬禮”、“順致節(jié)日問候”等敬語。落款。落款寫明發(fā)文單位及時(shí)間。正式邀請(qǐng)函要加蓋公章, 以示莊重。
邀請(qǐng)函例析
常見的邀請(qǐng)函比較簡(jiǎn)短。下面是一篇邀請(qǐng)參加活動(dòng)的例文:
　　　　　　　　　邀請(qǐng)函
×××局長(zhǎng):
　　200８ 年×月× 日上午9 時(shí)30 分在深圳機(jī)場(chǎng)進(jìn)
行200８ 年度深圳市民用機(jī)場(chǎng)應(yīng)急救援綜合演練,
請(qǐng)您光臨指導(dǎo)。( 上午9 點(diǎn)以前在一號(hào)航站二樓貴
賓廳集合)
　　　　　　　　　　　深圳市交通局民航管理處
　　　　　　　　　　　　200８ 年× 月×日
這是一篇簡(jiǎn)短的邀請(qǐng)函, 標(biāo)題、稱謂、正文及落款寫法都較為規(guī)范。正文后面附簡(jiǎn)單說明。其中“9點(diǎn)以前” 可以改為“9 時(shí)× 分集中”。
下面是一篇邀請(qǐng)參加會(huì)議的例文:
“深圳爭(zhēng)當(dāng)建設(shè)有中國特色社會(huì)主義示范地區(qū)研討會(huì)” 邀請(qǐng)函
×××同志:
　　去年11 月, 江澤民總書記在深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)成
立20 周年大會(huì)上發(fā)表了重要講話, 要求深圳等經(jīng)
濟(jì)特區(qū)“繼續(xù)爭(zhēng)當(dāng)建設(shè)有中國特色社會(huì)主義的示
范地區(qū)”。為深入貫徹落實(shí)江總書記這一重要講話
和“七一”重要講話精神, 根據(jù)廣東省委的指示,
深圳市委成立了“ 深圳建設(shè)有中國特色社會(huì)主義
示范地區(qū)實(shí)施綱要” 課題調(diào)研組, 在中國社會(huì)科
學(xué)院的大力支持和幫助下, 現(xiàn)已形成《實(shí)施綱要》
的初稿。中國社會(huì)科學(xué)院和深圳市委、市政府定
于9 月中旬在深圳聯(lián)合召開“ 深圳爭(zhēng)當(dāng)建設(shè)有中
國特色社會(huì)主義的示范地區(qū)研討會(huì)”, 邀請(qǐng)全國知
名專家對(duì)《實(shí)施綱要》進(jìn)行研討和論證。在此,
誠懇邀請(qǐng)您作為會(huì)議正式代表參加會(huì)議, 提供寶
貴意見( 研討會(huì)具體時(shí)間及相關(guān)事項(xiàng)另行函告)。
　　能否參加會(huì)議, 請(qǐng)及時(shí)函復(fù)為感。
　　聯(lián)系人: ××× 電話: ( 略) 傳真: ( 略)
　　附: 《深圳建設(shè)有中國特色社會(huì)主義示范地區(qū)
實(shí)施綱要》( 初稿)
　　　　　　　　　　　　中共深圳市委
　　　　　　　　　　　　深圳市人民政府
　　　　　　　　　　　　200８ 年×月×日

這是一篇較為典型的參加會(huì)議的邀請(qǐng)函。標(biāo)題由會(huì)議名稱和“邀請(qǐng)函” 構(gòu)成。正文較為詳細(xì)地介紹了研討會(huì)的由來和背景, 使受邀請(qǐng)者明確與會(huì)目的。末尾提出函復(fù)要求, 并注明聯(lián)系方法。常見的會(huì)議邀請(qǐng)函寫得更加簡(jiǎn)要些, 正文寫清會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容及赴會(huì)要求就可以了。