會議禮儀－會前準(zhǔn)備

會前準(zhǔn)備禮儀
會議準(zhǔn)備工作，是保證會議順利召開并圓滿結(jié)束的前提和基礎(chǔ)。
會議要想達(dá)到預(yù)期效果，首先取決于準(zhǔn)備工作做得如何。對會前準(zhǔn)
備工作的要求是：“絲絲入扣，萬無一失” 。這就要求精心作好會前準(zhǔn)
備。
１ ．確定會議內(nèi)容
會前要認(rèn)真研究確定會議的內(nèi)容，不開無目的、無意義的會議。
有些地方，開會好像形成一種慣例，凡會必成文，凡文必開會。會議
內(nèi)容單調(diào)而且重復(fù)，費(fèi)時費(fèi)力，勞而無功，并不能真正解決問題。現(xiàn)
代生活的快節(jié)奏，使人們始終生活在緊張忙碌之中，召開無意義的會
議會浪費(fèi)與會者的時間，是對他們不尊重的行為。因此，會前應(yīng)先確
定內(nèi)容，對可開可不開的會議，則堅決不開。
２ ．選擇會議地址
會址的確定要本著適中、方便、舒適、經(jīng)濟(jì)的原則來確立。會場
的大小，要根據(jù)會議內(nèi)容和參加者的多少而定。會場大而參加人員
少，會給人一種空蕩蕩的感覺；會場小而參加者多，又會給人以局促
之感。會場布置要和會議內(nèi)容相稱。在大型會議的會場門口，應(yīng)張
貼“歡迎”之類的告示；如果會場不易尋找，應(yīng)在會場附近安設(shè)路標(biāo)作
為指點(diǎn)。
３ ．確定與會代表
在會議召開之前，必須確定參加會議的人員名單或者人員范圍。
確定的原則應(yīng)該是一切從有利于工作出發(fā)，嚴(yán)格控制與會人員范圍，
做到該邀請的邀請，該控制的控制，堅決杜絕與會議無關(guān)的人員參
加。邀請與會議無關(guān)的人員參加，不僅是對其他代表的不恭，也是對
他本人的不敬，同時也會沖淡會議氣氛。
４ ．寄發(fā)會議通知
會議通知的內(nèi)容要全，會議“五要素”即會議名稱、會議內(nèi)容、會
議范圍、會議時間、會議地址都要一一列出，缺一不可。寄發(fā)通知時，
要做到“早、細(xì)、規(guī)范” 。所謂“早” ，即發(fā)通知要有適當(dāng)?shù)奶崆皶r間，以
便于參加者有所準(zhǔn)備；“細(xì)”是指通知的內(nèi)容要具體、詳細(xì)，便于代表
赴會；“規(guī)范” ，即通知格式要規(guī)范，要做到莊重嚴(yán)肅，行文規(guī)則。
根據(jù)會議的內(nèi)容和參加者的范圍，通知可采用張貼或郵寄的形
式。郵寄時最好在信封上寫明“會議通知，收到急轉(zhuǎn)”的字樣，以免中
途耽擱，也有的用電話通知。對距離遠(yuǎn)的會議參加者，有關(guān)住宿和差
旅費(fèi)報銷等問題都應(yīng)一并寫明。
５ ．其他準(zhǔn)備工作
要把會議開好，除以上幾條外，還應(yīng)提前做好其他準(zhǔn)備工作。應(yīng)
在會前成立會務(wù)組，大型會議還應(yīng)分別成立秘書組、文娛組、生活組
等，并確定各組的職責(zé)范圍，做到分工明確，落實(shí)到人。此外，還應(yīng)包
括印發(fā)會議文件、制發(fā)會議證件等。總之，要做到安排妥當(dāng)，萬無一
失。