談判準(zhǔn)備階段的禮儀

俗話說：“不打無準(zhǔn)備之仗，不打無把握之仗。”戰(zhàn)場如此，商戰(zhàn)亦
如此。商務(wù)談判開始以前，必須作好充分的準(zhǔn)備。在準(zhǔn)備過程中，洽
談的目標(biāo)、策略固然重要，但禮儀方面的準(zhǔn)備也不可忽視。
談判班子
作為一般的商務(wù)談判班子，大多需配備三個(gè)方面的人員，即技術(shù)
人員、商務(wù)人員和法律人員。從我國的實(shí)際情況出發(fā)，一般還應(yīng)再有
一名領(lǐng)導(dǎo)干部來領(lǐng)導(dǎo)和協(xié)調(diào)整個(gè)談判班子，也可以從上述三個(gè)方面
的專家中委任一人兼職擔(dān)任領(lǐng)導(dǎo)工作。談判班子的構(gòu)成，要遵循對
等性原則，選與對方談判班子職務(wù)相近的人員參加談判。一個(gè)精干
的談判班子，不僅能給洽談創(chuàng)造有利的條件，同時(shí)也是對對方的尊
重。
有關(guān)資料
“知己知彼，百戰(zhàn)不殆” ，這是眾所周知的古訓(xùn)。在商務(wù)談判中，
也必須了解對手的情況，這些情況一般至少應(yīng)包括以下幾個(gè)方面：
１ ．對方企業(yè)的情況
如：公司的發(fā)展歷史、公司資信、產(chǎn)品性能、產(chǎn)品特點(diǎn)、市場占有
率、產(chǎn)品的市場潛力、技術(shù)力量、工藝水平、產(chǎn)品價(jià)格和結(jié)算方式等。
２ ．談判對手的情況
如：談判人員的年齡、資歷、地位、性格特點(diǎn)、談判風(fēng)格，以及對我
方的態(tài)度、與我方交往的歷史等。
３ ．對方的文化背景和禮儀習(xí)慣
“入國問禁，入境問俗。”這些方面雖然似乎與談判沒有直接關(guān)
系，但有時(shí)卻可能起到意想不到的作用。在商務(wù)談判中，如果了解并
尊重對方禮俗，則雙方容易溝通感情，增加信任，對談判有積極的作
用；反之，如果不了解對方的文化背景和禮儀習(xí)慣，那么哪怕不經(jīng)意
的一句話、一個(gè)動作，都有可能導(dǎo)致談判破裂。
物質(zhì)準(zhǔn)備
在商務(wù)談判中，觀念化的“禮”要通過名物化的“儀”來體現(xiàn)。談
判必須有一定的物質(zhì)準(zhǔn)備：談判場所的選擇和布置，辦公和通訊工具
的準(zhǔn)備，休息場所的安排，禮品的檔次和數(shù)量，宴請的規(guī)格等等，無不
體現(xiàn)著禮儀。
談判場所
談判場所一般有主場、客場、中立地點(diǎn)三種情況。三種談判場地
各有利弊，因此選擇談判場地不是一件輕而易舉的事情。大型談判，
其禮儀要求相對高一些，可在雙方所在地輪流進(jìn)行，以示平等，也可
在第三地舉行，以示公允。小型談判，往往只有三兩個(gè)人參加，則不
甚重視地點(diǎn)，一般來說，在自己熟悉的場所談判要比在生疏的地方更
得心應(yīng)手，但必須征得對方同意才行。
正式談判往往需要兩個(gè)房間甚至更多，其中包括主談室和密談
室。主談室應(yīng)當(dāng)舒適、光線充分，具備良好的燈光、冷暖調(diào)節(jié)、通風(fēng)、
隔音等條件，并配有一定的裝飾、擺設(shè)、色調(diào)、煙茶用具等。談判室內(nèi)
的桌子既可以是長方形的，也可以是圓型或橢圓形的，一般以長方形
為佳。在席位上要放一小牌，注有入席者的名字或職務(wù)，以便導(dǎo)引入
座。
會談的坐席安排有幾種方法：若是雙邊會談，通常使用長桌或橢
圓桌。賓主相對而坐以正門為標(biāo)準(zhǔn)，客人面向正門，主人背對正門而
坐。雙方主談人居中坐，其他人則按職位順序左右排列，記錄員安排
在后排就座。雙方參加會談的人數(shù)少，也可安排記錄員坐到前邊來，
有時(shí)也坐在長桌兩端。如果正門在會議桌的一側(cè)，那么就以進(jìn)門面
對的右手一方為客方的座位，左手一側(cè)為主方的座位。多邊會談的
座位可以安排成圓形或方形的。小范圍會談可以不要桌子，只需擺幾
個(gè)沙發(fā)就可以了，此時(shí)主人右手一側(cè)為客人的座位，也可以穿插而坐。
食宿安排
如果是在本公司所在地談判，作為東道主，則應(yīng)為對方安排食
宿。食宿安排的基本要求是：舒適、安全、衛(wèi)生、方便，使對方有賓至
如歸之感，以體現(xiàn)出本公司的誠意。住宿安排，應(yīng)事先了解對方人員
情況，并可征求對方對住宿的要求，據(jù)此，選擇一家檔次高的賓館，同
時(shí)可準(zhǔn)備一家中檔飯店以備變化之需。切勿把飯店檔次定低了，以
免給人造成輕視的感覺。宴請對方是禮尚往來之舉，宴前一定要搞
清楚對方的風(fēng)俗習(xí)慣和口味，并視客人情況決定豐儉。設(shè)宴地點(diǎn)，不
要安排在客人下塌的飯店，這樣會造成一種在客人家里招待他們自
己的感覺。一般選擇一家有特色、有檔次，并能代表本地餐飲水平的
飯店或餐館招待客人，使之產(chǎn)生禮遇有加之感。
禮品的選擇與贈送
談判中，雙方可相互贈送禮物，以增進(jìn)情感與友誼，鞏固交易伙
伴關(guān)系。贈禮以前，要搞清對方的喜好與習(xí)慣，一件雖然價(jià)值不高但
富于象征意義、充滿地方特色的禮物總能備受歡迎。禮物價(jià)值不可
過高，否則有行賄之嫌。另外，贈送或接受禮物均應(yīng)符合有關(guān)法律與
政策的規(guī)定。最后，凡接受他方禮物必須回贈相當(dāng)禮品，或以適當(dāng)方
式表示謝意，并要注意選擇送禮的時(shí)間，彼此關(guān)系不熟時(shí)不要送禮。
互贈禮物只有遵循這些原則，才能符合禮節(jié)。