如何做好接待工作

接待是指個人或單位以主人的身份招待客人，以達到某種目的的社會交往方式。
無論是單位或個人在接待來訪者時，都希望客人能乘興而來，滿
意而歸，為達到這一目的，在接待過程中要遵守一定的工作原則，即
平等、熱情、友善、禮貌。在社會交往過程中，朋友不計高低貧富、地
位異同，單位不計大小、級別，都應一視同仁、以禮相待、熱情友善，只
有這樣才能贏得來訪者的尊敬和愛戴，才能達到交流信息、交流感
情、廣交朋友的目的。如若對上級笑臉相迎，對下級視而不見，對地
位高的阿諛逢迎，對地位低的怒目相向，不但達不到公關目的，而且
還會使過去的友誼毀于一旦，失去朋友，造成社交的失敗。

接待前的準備：
了解情況
接待的準備工作是為接待好客人而做的。要想使我們的接待工
作做好，就必須事先詳細了解客人的情況。這主要是要弄清客人來
訪的目的、性別比例、職務級別、人數、是否有夫婦同行等。客人來訪
都是有目的而來、有備而來的，我們要事先了解客人來訪的目的是什
么，以便于做好充分的準備工作。弄清客人的人數和性別比例，是否
有夫婦同行，可以為我們安排交通工具和食宿作好準備；了解客人的
職務級別，也便于我們安排接待規格。
掌握時間
作為接待者，無論是因公接待，還是接待自己的朋友，事先一定
要弄清、記住客人來訪的具體日期和時間。然后在客人來訪前做好
各方面的準備工作。如果客人事先沒有通知而“不期而至” ，作為主
人，無論工作多么繁忙也要停止手中的工作，熱情接待客人。如果室
內衛生需要整理，可以請客人在門外稍候，陪對方說幾句話，并道歉，
不要冷冷地下逐客令。
布置場所
接待場所就是通常所說的會客室。在客人到達前，要根據不同
情況，把會客室精心布置一番。一般情況下，應先打掃衛生，整理擺
放桌椅，適當準備一些水果、飲料、茶具、香煙等。如果是商業或其他
公務會談，還要準備一些文具用品和可能用得上的相關資料，以及電
話、傳真等，還要檢查衛生設施是否能正常使用，同時，還可以在會客
室里擺上一些鮮花。主人的精心、周到，能給客人以賓至如歸的感
覺。如果會客室物品亂放亂堆，不講衛生，給人的第一印象就是心不
誠、辦事不認真。

交通、食宿

在客人到來之前，要事先了解客人是乘什么交通工具來的，如果
是帶車來訪，只要在門口作好準備即可；如果是乘火車、輪船、飛機、
汽車而來，要作好接站的準備。
另外，還要安排好客人的吃住。其原則是：一方面要盡可能招待
得好一些；另一方面也不可脫離實際一味追求高檔豪華，切忌給人以
華而不實的感覺