如何選擇好招待的時間和地點

如何選擇好招待的時間和地點?

在接待工作之中，對于來賓的招待乃是重中之重。要做好接待工作，重要的是要以禮待客。

1、時間條件。招待來賓的時間條件，主要涉及兩個基本問題。一是來賓何時正式抵達。二是來賓將要停留多久。如果在來賓正式登門拜訪時，因為接待人員的考慮不周，而讓對方吃閉門羹，被拋在一旁，或者遭到驅趕，無疑會傷人至深，并且有損于單位形象。得知有人將要登門拜訪，或是與他人商議邀其上門做客時，有經驗的人一定會預先與對方了解正式抵達的時間和將要停留的時間。假如沒有特殊原因，主人一方通常不宜以節假日、午間、夜間作為招待來賓的時間。

2、空間條件。招待來賓的空間條件，指的是待客時的具體地點的選擇問題。一般而言，在公務活動之中待客的常規地點，有辦公室、會客室、接待室，等等。接待一般的來訪者可在自己的辦公室進行。接待重要的客人，可選擇專門用來待客的會客室。接待身份極其尊貴的來賓，有時還可選擇檔次最高的會客室——貴賓室。至于接待室，則多用于接待就某些專門問題來訪之人。必要時，還須設置指引客人之用的“指向標”。

招待來賓的地點確定之后，往往有必要對其室內進行一些必要的布置。

1、注意光線。應以自然光源為主，人造光源為輔，切勿使光線過強或過弱。招待來賓，尤其是接待貴賓的房間最好面南。如陽光直射，則可設置百葉窗或窗簾予是調節。使用人造光源時，最好使用頂燈、壁燈，盡量不要使用臺燈或地燈，特別是不要以之直接照射來賓。使用彩燈、漫光燈或瀑布燈，也是毫無必要的。

2、注意色彩。招待來賓的現場，通常應當布置得既莊重又大方。特別是主要裝潢、陳設的色彩，有意識地控制在一兩種之內，最好不要令其超過三種。否則就會讓來賓眼花繚亂，無所適從。在選擇招待現場的主色調時，不要選用過于沉悶的白色、灰色、黑色，不要選用過于熱烈的紅色、黃色、橙色，也不要選用易于給人以輕浮之感的粉色、金色或銀色。乳白、淡藍、草綠諸色,方為上佳之選。

3、注意溫度。室溫以攝氏24℃左右為最佳。因為它是人體體溫的“黃金分割點”，令人最為舒適。室溫低于攝氏18℃，往往令人寒冷難耐。室溫高于攝氏30℃，則又可能會令人燥熱不堪。

4、注意濕度。一般認為，相對濕度為50%左右，最是舒適宜人。相對濕度過高，往往會令人感到憋悶壓抑，呼吸不暢。相對濕度過低，則又會讓人覺得干燥不堪，易生靜電。

5、注意安靜。地上可鋪放地毯，以減除走動之聲；窗戶上可安放雙層玻璃，以便隔音；茶幾上可擺放墊子，以防安置茶杯時出聲；門軸上可添潤滑油，以免關門開門時噪音不絕于耳。

6、注意衛生。在待客的房間之內，一定要保持空氣清新、地面爽潔、墻壁無塵、窗明幾凈、用具干凈。

7、注意陳設。

其一，是要務求實用。一般來講，在待客的房間之內放置必要的桌椅和音響設備即可。必要時，還可放置一些盆花或插花。諸如獎狀、獎旗、獎杯等獎品，繪畫、掛毯、壁掛等裝飾之物，是沒有必要擺放或懸掛在其中的。

其二，是要以少為佳。

其三，是要完整無缺。一般不應為殘、破、次、損、壞、廢之物。硬要以次充好，或是令其“輕傷不下火線”，往往得不償失。

座次安排：1、面門為上。采用“相對式”就座時，通常以面對房門的座位為上座，應讓之于來賓；以背對房門的座位為下座，宜由主人自己在此就座。

2、以右為上。“并列式”排位的標準做法，是賓主雙方面對正門并排就座。此時，以右側為上，應請來賓就座；以左側為下，應歸主人自己就座。

3、居中為上。如果來賓較少，而東道主一方參與會見者較多之時，往往可以由東道主一方的人員以一定的方式圍坐在來賓的兩側或者四周，而請來賓居于中央，呈現出“眾星捧月”之態。

4、以遠為上。道理十分簡單：離房門近者易受打擾，離房門較遠者則受到的打擾較少。

5、佳座為上。長沙發優于單人沙發，沙發優于椅子，椅子優于凳子，較高的座椅優于較低的座椅，寬大舒適的座椅優于狹小而不舒適的座椅。

6、自由為上。有時，未及主人讓座，來賓便自行選擇了座位，并且已經就座，此刻主人亦應順其自然。在客人登門拜訪之時，主人務必要使自己臨場的一切表現都中規中矩。

專門恭候：為了防止來賓來訪時“吃閉門羹”，負責招待對方的有關人員須至少提前10分鐘抵達雙方約定的地點。必要之時，還應專門在約定地點的正門之外迎候來賓。

起身相迎；盛情款待：一是要讓座于人。二是要代存衣帽。三是要斟茶倒水。為來賓上飲料時，還須注意干凈衛生保證供應。四是殷勤相助。認真專注。與來賓交談時，務必要認認真真地洗耳恭聽，聚精會神，切不可一心二用，所答非所問。那樣做，必定會得罪于人。千萬不要在招待來賓時忙于處理其他事務。例如，打電話、發傳真、批閱文件、尋找材料，或是與其他同事交談，等等。萬一非得中途暫時離開一下，或是去接一下電話，事先別忘記要向來賓表示歉意。最好不要在同一時間內在同一地點接待來自不同地方的人士。要是遇上了這種情況，可按“先來后到”的順序接待，也可以安排其他人員分別予以接待。

熱情挽留：在一般情況之下，不論賓主雙方會晤的具體時間的長度有無約定，客人的告辭均須由對方首先提出。主人首先提出來送客，或是以自己的動作、表情暗示厭客之意，都是極其不禮貌的。當來賓提出告辭時，主人通常應對其加以熱情挽留。可告之對方自己“不忙”，或是請對方“再坐一會兒”。若來賓執意離去，主人可在對方率先起身后起身相送。